異動・退職の引き継ぎ資料に残すこと――「手順書はあるのに回らない」を防ぐ

引き継ぎ資料には、作業手順に加えて、いつ発生する仕事か、何を見て判断しているか、困ったら誰に聞くかを残します。

手順書を渡したのに、後任から何度も問い合わせが来る。多くの場合、足りないのは操作方法ではなく、例外のときの判断や、年に数回しか来ない仕事の存在です。ここでは、急な異動や退職でも抜けを減らすための書き方を整理します。

最初に「仕事の一覧」を作る

いきなり手順書を書き始めると、書きやすい仕事から埋まり、思い出せない仕事が抜けます。まず、担当している仕事を一覧にします。

仕事	頻度・時期	依頼元・提出先	所要時間の目安	資料の場所
売上データの集計	毎月第2営業日	経理	1時間	共有フォルダ/集計
取引先マスタの更新	依頼があったとき	営業	15分/件	手順書A
年次の契約更新確認	毎年3月	総務	半日	契約一覧

これは記入例です。一覧を作るときは、次の記録を見返すと抜けを見つけやすくなります。

特に、年1回や四半期ごとの仕事は、引き継ぎ期間中に一度も発生しないことがあります。一覧に「次回はいつ」まで書いておくと、後任が予定に入れられます。

項目	書く内容の例
目的	その作業の結果を誰が何に使っているか
判断の基準	「差額が1万円以上なら経理に確認する」など、自分が迷わず決めていたこと
よくある例外	過去に起きた問い合わせ、エラー、締め切りの変更
関係者	依頼元、承認者、外部の委託先と、それぞれに何を聞けばよいか
やめてもよいもの	慣習で続けているが、目的がはっきりしない作業

判断の基準は、本人にとって当たり前すぎて書き漏れやすい部分です。「なんとなく気になったら確認する」ことがあれば、何が気になって確認していたのかを言葉にしてみます。

目的が分からない作業は、自分の判断だけでやめずに「目的未確認」として残し、後任と上司に確認を任せます。

終わっていない案件は、経緯を長く書くより、今どこで止まっているかを短く書きます。

案件名：
現在の状態：
次にやること：
期限：
待っている相手・返事の内容：
関連する資料・メール：
決まっていないこと：

「〇〇社からの見積もり待ち。届いたら△△さんへ回覧」のように、後任が次にやる動作が分かる書き方にします。相手にも担当者が変わることを伝え、宛先を切り替えてもらうところまでが引き継ぎです。

システムの管理者権限、外部サービスのアカウント、共有メールボックスなど、アクセス権の引き継ぎは抜けると業務が止まります。一覧にして、上司や管理部門と移し方を相談します。

パスワードを資料やチャットにそのまま書いて渡す方法は避けます。職場で決められた申請や管理の手順に沿って、後任に権限を付け直してもらうのが基本です。個人名義のアカウントで業務をしていた場合は、この機会に組織の管理へ移すことを提案します。

資料を渡して説明するだけでは、後任が実際にできるかは分かりません。期間が取れるなら、次の順番で進めます。

3回目で詰まった箇所が、資料に足りない部分です。その場で資料を直しておきます。期間が短く一度しか実演できない場合は、画面を録画する、作業中の画面を撮って手順書に貼るなどで補えます。

退職や異動の後も、ある程度の問い合わせは来るものと考えておきます。受ける場合は、窓口と期間を上司と決めておくと、双方が気を使わずに済みます。

〇月末までは、分からない点があれば部署のチャットでご連絡ください。資料に追記が必要なものは、回答と一緒に反映します。

退職後に元の職場の仕事を無償で続ける必要はありません。引き継ぎ期間中に質問を出し切ってもらうほうが、後任にとっても確実です。

急な異動は、準備期間が数日しかないこともあります。人事異動のからくりの記事でも書いたように、異動の理由や時期を本人が選べるとは限りません。

普段から仕事の一覧と判断の基準だけでも残しておけば、引き継ぎのときに慌てずに済みます。自分が休んだときに周りが困らない状態にしておくことは、何でも屋として仕事を抱え込んでいるときほど役に立ちます。